株式会社ウエルネス 様

現在、ミカタグループへ月次や決算などの税務会計コンサルとDXコンサルを依頼されているかと思いますが、そうなった経緯を教えてください

西尾 様：
長年依頼していた会計事務所があったものの、会計周りのクラウド化による効率化を図りたいと考えていました。しかし、従来の事務所では独自の会計システムでしか対応しておらず、クラウド化の対応が難しいという事情があり、仲介会社を通じてミカタグループをご紹介いただきました。ミカタ担当者による課題ヒアリングの結果、当初の目的であった会計ソフトのクラウド化は無事に実現することができました。さらに、その過程で課題となっていたその他のアナログ作業に関するご相談もさせていただいたところ、同じグループであるミカタコンサルティングが行うDXコンサルティングを紹介いただき、会計だけでなく業務全体の効率化に向けた支援を受ける運びとなりました。

それでは、その際のDXにおいての課題を教えてください

西尾 様：
まず大きく課題と感じていたものが3つほどありました。

課題 1: アナログで非効率な勤怠管理
従業員70名にのぼるアルバイトスタッフの勤怠管理が「紙のタイムシート」で行われていました。月末になると大量の紙が郵送で届き、担当者がそれを目視で確認しながら手入力する作業に、毎月約5日間もの時間を費やしていました。
入力ミスや、スタッフからの提出遅れによる給与計算のズレも常態化していました。

課題 2: 独自の就業形態に合うシステムが不在
同社は、スタッフが事務所に出勤せず現場へ直行直帰し、日によって勤務地も組み合わせも変わるという特殊な働き方をしています。
給与体系も時給、日給、割増が混在しており、市販の勤怠管理システムを4〜5年探し続けても、自社の複雑な運用に合うものが見つかりませんでした。

課題 3: 「感覚だより」の経営と、パートナーに求める役割の変化
事業が多角化する中、部門別の採算や予実管理ができておらず、経営判断は自身や現場の「感覚」だよりの状態でした。
今後の事業スピードを上げるためにも、クラウド化による会計データの共有や経営数値の見える化が急務となっていました。
そこで、「会計だけでなく、経営全体をトータルで相談できるパートナーが必要だ」と強く感じるようになったのです。

上記の課題に対して、ミカタのコンサルティングチームが提案した内容を教えてください

西尾様：
まず、弊社がすでにGoogle Workspaceを導入していた点に着目していただきました。
高額なシステム開発や導入に頼らず、既存の資産を最大限に活用したDX化と、会計基盤の再構築を提案頂きました。

提案 1: 会計システムのクラウド化（マネーフォワード）
旧式のインストール型ソフト（弥生）から、リアルタイムな共有が可能な「マネーフォワードクラウド」へ会計システムを全面的に移行していただきました。

提案 2: Google Workspaceを活用した「カスタム勤怠アプリ」の開発
市販品では対応できなかった複雑な勤怠管理を、AppSheetとGoogleスプレッドシートを連携させて独自に開発。70名のスタッフがスマートフォンから簡単に打刻・申請できる仕組みを、追加コストをほぼかけずに構築していただきました。

提案 3: 経営の「見える化」ツールの構築
マネーフォワードと連携する「予実管理ツール」を構築し、社長が感覚的にしか把握できていなかった部門別の費用や予算達成度をリアルタイムで可視化。
さらに、バラバラだった売上・請求データ、活動履歴、園児数など園の基本情報等を一元管理するツール（園カルテ）の開発にも現在、着手して頂いています。

ミカタからの提案で特に効果があったとお感じになったものはなんですか？

西尾様：
一番の変化は、幹部の梶谷の確認・承認作業も含め、月5日もかかっていた入力作業から入力作業自体はなくなり、案内や確認を行うという作業1日に処理時間を削減できたことや、そもそもミスが発生していた手入力作業から解放されたことです。彼にはマネジメントという本来の仕事をしてほしかった。それが実現できたのが本当に大きい。

梶谷様：
新しいシステムのおかげで、今はチェック作業が1日で済むようになりました。紙でのやり取りや入力ミスもなくなり、素早く、正確に給与計算が出来るようになったことで、長年の悩みが一気に解決し、私自身にも余裕が生まれました。今まで以上に周りに目を向けられるようになり、正直「感動」しましたね。

西尾様：
一番求めていたのがここですね。正直、お金を払ってでも、幹部がデスクに座って単純作業をする時間をなくしたかった。

梶谷様：
まさにその通りです。こうして削減できた時間で、社員の育成や現場のマネジメント、視察に充てることができ、社長からも「それこそ君の本来の仕事だ」という言葉をいただけたことは、本当に嬉しく思っています。

西尾様：
以前の会計事務所は、独自の会計システムでしか対応しておらず、クラウド化の対応が難しい状況でした。ミカタさんに変えて、まずは会計のクラウド化をお願いしたのですが、長年課題だった勤怠管理の話をしたところ、担当の今川さんが「Google Workspaceの機能でできますよ」と。

梶谷様：
弊社の働き方は特殊で、市販のシステムが全く合わず、長年ずっと合うシステムを探していたんですが、それを既存のGoogle Workspaceを活用し、追加コストもほぼゼロで実現してくれました。

西尾様：
以前はもう、どんぶり勘定とは言わないまでも、感覚的な経営判断にならざるを得なかったんです。「なんとなくヤバいな」で動いてきた。でも、今回作ってもらった予実管理ツールのおかげで、リアルタイムで「この部門はあとどれくらい使えるか」「投資の回収期間はどうか」がデータで見えるようになった。これで、勘じゃなくて数字を根拠に、攻めの経営判断ができる土台ができたと実感しています。